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企业为什么需要内部网
企业内部网可以避免徒劳地搜索公司信息,帮助小型企业增强内部通信,缩减成本和节约时间。
Kim Komando

我喜欢经营小公司的一个原因就是小企业能够快速地反应。
决策不会因为层层管理而迟迟没有结果。事实上,很多措施都是由各方围绕会议桌开会而达成共识的。 但是,到了一定的时候,当企业壮大起来,这种圆桌会议就不能适应需要了。您需要与公司的其他人进行持续、可靠和安全的通信,以确保企业稳键成长。这时您就需要企业内部网了。

企业内部网类似于网站,它使用 互联网 协议,但是,它是一家公司内部专用的网络。(“外部网”也是专用的网络,但是访问权限可以扩大到指定的客户、伙伴和(或)其他人。)

许多大公司都使用 企业内部网。当您有 1 万名或更多的员工时,信息传达就成为一项艰巨的任务。企业内部网 可以帮助您解决这个令人头痛的问题。

我听到你在说:“我还没有接近 1 万名员工!”。我可以给您三大理由,说明小型企业应该投资建立企业内部网的必要性。理由是:
1. 多人通讯是一件痛苦的事情。
即使很小的企业也会有通信问题。在很多人在围绕咖啡壶闲谈时,想知道发生了什么事。随着消息传开,消息的原意也变了,这会让员工接到错误的消息或者导致不满。如果您有远程办公的员工、不在现场的工人或者经常出差的员工,或者您的公司是“虚拟的”公司,通信问题将变得至关重要。

为了使企业运转成功,各方面都必须清楚的了解公司的目标。长期目标或短期目标都不能只限于在高层管理会议上讨论。这是每个人的事,每个人都需要奋力迈向共同的目标。

企业内部网 是发布每周报告、备忘录和目标的绝好之处。每一个员工都能够看到同样的内容。

Toby Ward 是 企业内部网咨询公司 Prescient Digital Media 的总裁,他注意到,即使是几个人的小公司也可以从企业内部网上受益。即使您没有远程办公的人员,您的销售人员或顾问也不可能始终呆在办公室。

建立 企业内部网 可以通过留言板、即时通讯或者聊天室来完成。怎么做?

让我们举个例子。您有三个人的销售团队,他们必须进行下个财政年度如何增加销售的陈述。

他们进了会议室,吃吃比萨,喝喝咖啡,会议拖延几个小时。第一场会议变成了三个小时的自由观点交流会。第二场会议从总结第一场会议的观点开始,与会人员再次商讨为什么这样做或不这样做的问题。到了第三或第四场会议,五个人提出了一些建议。
但是,如果在开会的前几天使用企业内部网的话,事情会简单些。事先就可以进行讨论。与会者本来在销售会议之前可以更加集中地讨论问题。

2. 时间就是金钱
没错,这是陈词滥调。但用在这里最恰当不过了。

企业内部网让您可以公布重要的信息,让所有的员工都可以看到。即使发布人力资源信息可以。我的一位员工说,他之前的那家公司的员工花了 45 分钟去打听感恩节之后的一天是否为有薪假期。人事经理不在,其他人都不知道。

公布日历、公司制度和公司福利是一个很好的开始。他们浪费的时间减少了。但是企业内部网的作用在于公布基本的信息。企业内部网 的美妙之处在于它的互动性。

您可以通过交互式表单节省时间(和减少困境)。可以快速、有效地处理请假、提供订单、更改福利等等。

确保您的 企业内部网遵循好的设计原则。您不能只是在上面堆了一大堆资料,希望人们可以找到。组织企业内部网 时要尽可能使它用户界面友化。我们的目的是尽量节省时间,而不是折磨人。

3. 它比电子邮件好
您可能在想:“为什么人事部的人员不能通过电子邮件将表格发给我?”或者“我与员工通过会议和公告栏上的公告沟通得很好。”
根据 Ward 的意见,通过电子邮件发送同一个文档或演示稿的多个版本可能会引起混淆,并且有时信息会超负荷。

我们再以刚才的同一个销售小组为例。他们已经决定了增加销售的三个重要的方法。他们现在一起设计了 PowerPoint 演示文稿。
三个人共同处理同一个 PowerPoint 文件可能会产生惨重的后果。我现在听到这样的叫声:“谁有最新的版本?”“Johnson,您给了我错误的数据,我想我们已经调整了数据。”等等。

通过使用同一个 企业内部网,人们可以使用共享的文件,并且有一个集中的地点放置最新的文件。

这还有助于节省服务器上的空间。它看起来是小事一桩,但是每个人的计算机上有各种文件的各种版本,就会占用相当大的空间。

如何着手建立企业内部网
在您建立企业内部网 之前,请您务必明白希望企业内部网能够为您做什么,清楚地知道员工如何使用 企业内部网。最后,遵循良好的设计原则。如果需要五六次点击,才能找到请假单,那就太复杂了。

您还必须决定是否要建立自己的解决方案。顾问可以根据您的要求建立企业内部网。它将体现您指定的感观与设计原则。

还有一些软件包(例如 Windows SharePoint Services)可以让您使用其他人的模板,自己定制和设计几乎所有的内容。Windows SharePoint Services 是作为 Windows Server 2003 操作系统的一部分提供。它让小组成员(甚至是供应商和客户)能够公布文件、参与讨论、链接到动态网络内容以及更新公告。由于 Microsoft Office 2003 应用程序直接与系统融为一体,因此您可以共享 Word 文档,而不要退出 Microsoft Word,工作人员还可以在应用程序中聊天。

一些软件包(例如 Instant Intranet Builder)使用 Microsoft Access 作为核心数据库。它们集合了链接机制,以便创建实际的企业内部网。您不需要专业的 IT 人员建立和维护 企业内部网。根据公司的规模,整个软件包的费用可以小到每个月每人 5 美元。
一定会有不利的方面,对吧?

为了使企业内部网可以供员工使用,您需要专人来设计和维护内容。要能做到不断更新的信息。您如何分配这些任务取决于公司的规模。如果您的公司只有 10 个人,一个人就足以维护信息了。

如果您的公司很大,可能需要在部门之间分别负责内容更新。不管公司的规模如何,在计划安排员工时必须事先考虑到维护时间。记住,我们在跟计算机打交道,所以不会象我们希望的那样顺利。

您还必须花时间培训员工。您甚至要花时间说服老顽固使用 企业内部网。一旦系统开始工作并投入运行,每个人都能看到,投资回报将相当的大。